Шпаргалка начинающего тренера

Введение

Упражнения по тайм – менеджменту (управление временем).

Цель: осознание участниками проблематики распределения времени, его ощущения, его использования.  Научить участников более эффективно использовать время, повысить личную эффективность, позволяющую достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии. Прояснение жизненных целей.
Время проведения: в тренинге по теме «Тайм – менеджмент. Управление временем» данные упражнения будут относиться к основному блоку, следовательно, могут занимать 30-40 минут от всего тренинга. В каждом упражнении указано время проведения. Вы можете компоновать понравившиеся упражнения по своему усмотрению. 
Примечания: упражнения по тайм - менеджменту содержат информацию в виде мини-лекций, которую необходимо проговаривать для полноценного усвоения темы.

Упражнение «Если бы часы заговорили…»

Каждому участнику необходимо подготовиться (5 минут на подготовку) и произнести монолог о себе, от имени часов (наручных, висящих над изголовьем кровати, будильника – выбор – за участниками тренинга). Если бы мои часы могли говорить, то они рассказали бы:
*Умею ли я, их хозяин, распределять своё время?
*Сколько времени я думаю о времени?
*Моё отношение к времени.
*Что я успеваю сделать за день.
*Люблю ли я свои часы и почему?
*Что я думаю о будущем.
*Доволен ли я тем, как прожил свою жизнь до сих пор.
*Сколько времени я трачу на работу, а сколько – на отдых.
*Сколько времени я готов отдать другим? Кому? Что готов делать в это время?
* Моё время летит или тянется едва-едва.
Время проведения: 15-20 минут.

Упражнение  "Белка в колесе"

Ведущий вызывает добровольца. Расспрашивает его, много ли у участника в жизни рутинных дел, которые не очень приятны, скучны, но обязательны. По мере того, как участник называет эти дела, ведущий записывает их маркером на отдельных листах бумаги. Закончив составлять список рутинных дел, ведущий раскладывает карточки в разные углы тренингового зала (надписями вверх). Далее ведущий поднимает всех участников и предлагает им "пожить жизнью" этого добровольца. Ведущий называет в случайном порядке дела. Участники должны все вместе двинуться к карточке, на которой написано дело, и встать рядом с ней. Дождавшись, когда все участники сгруппируются, ведущий называет следующее дело. Желательно стремиться к тому, чтобы участники переходили с места на место как можно быстрее, постоянно ускоряя темп. Набегавшись, участники усаживаются на время. Разложенные карточки убираются. Вызывается еще один доброволец. Процедура повторяется.  В конце проводится обсуждение: Удалось вам хоть немного почувствовать себя "в шкуре другого человека"? Какие у вас были эмоции во время "беготни"? Какие эмоции сейчас? Как лучше жить, чтобы не напоминать самому себе "белку в колесе"?
Реквизит: листы бумаги, маркер.
Время проведения: 15 минут.

«Принцип Парето» (правило 80:20)

Ведущий: 80% наших дел дают нам только 20% нашей прибыли, и 20% дел дают нам 80% нашей прибыли. В этом случае стоит разобраться, где эти 80, а где 20 процентов? Это можно делать по-разному. Например:
1. Анализ структуры расхода времени по статьям: (время проведения 5 минут)
Каждый участник на листе прописывает собственные статьи расхода времени, по пунктам (ведущий для наглядности записывает данные пункты на доске).
Инструкция: Выделите свои стандартные «статьи расхода времени» и подсчитайте, сколько времени в неделю уходит на каждую из них. Желательно, чтобы крупных «статей расхода» было не более 7 ± 2. Эти статьи могут включать в себя подстатьи.
Статьи расхода времени:
1. Сон
2. Работа
3. Домашние дела (уборка, готовка, стирка, покупка продуктов)
4.Развлечения (телевизор, интернет, тусовки, игры, развлекательное чтение)
5. Учеба
6. Транспорт
7. Обслуживание себя (еда, гигиена)

Анализ структуры расхода времени по полезности. (время проведения 5 минут)

Разделите все свои статьи расхода времени на три крупных группы: «полезное время»,  «техническое время» и «время-поглотитель».
«Полезное время» — то время, которое работает на ваши цели, способствует достижению нужных результатов. Это время работает на создание нового, на развитие.
«Техническое время» — время, которое расходуется на поддержание и восстановление организма и окружения (сон, еда, готовка, уборка и т.д.) Это время с нулевым «сухим остатком», хотя все действия в этом списке нужные. Только в отличие от дел в первой группе, они работают не на создание нового, а на поддержание текущего состояния.
«Бесполезное время», «Время-поглотитель» — пустые  развлечения, это время тоже с нулевым «сухим остатком», но в отличие от второй группы, эти затраты не являются необходимыми. Например:
Полезное время: Работа, Учеба
Техническое время: Обслуживание себя, Домашние дела, Транспорт
Время-поглотитель: Сон, Развлечения
Примечание: Будьте честными при разделении своих направлений деятельности по этим группам. Для кого-то «работа» действительно является «Полезным временем», потому что там он постоянно учится чему-то новому, развивается, растет как личность.  А для кого-то «работа» является просто способом заработать средства, чтобы «прокормить» и «одеть» себя. Тогда честнее будет отнести «работу» к «техническому времени».

Анализ структуры использования времени по направленности (время проведения 5 минут)

При таком анализе необходимо разделить все свое время на три части. А именно на  время, которые тратится  «для себя»,  «для близких» и  «для большой жизни». 
Для себя — это время, которое вы расходуете лично на себя.
Для близких — это то время, которое вы расходуете, чтобы дать что-то своим родным, близким и любимым, а также друзьям и приятелям (например: помогли маме, одногруппнику.)
Для большой жизни  — это время, которое вы используете для того, чтобы дать что-то всем остальным людям, человечеству и жизни в целом (например:  перевели бабушку через дорогу, помогли незнакомой женщине нести сумку, посадили дерево).

Проверка соответствия текущего состояния вашим стратегическим целям. (время проведения 5 минут)

Ведущий: Для того чтобы Вы могли успешно использовать свое время прежде всего, у Вас должны быть ясные цели и задачи. Если вы действительно хотите добиться чего-то определенного, то самое время прописать ваши стратегические цели по основным направлениям вашей деятельности: Чего вы хотите достичь на работе? Кем вы хотите стать? Когда? Чего вы хотите добиться в личной жизни? Чего вы хотите добиться в спорте, в учебе? А после этого ответьте для себя на вопрос: «Работает ли имеющаяся структура времени на достижение этих целей?». Для достижения своих целей Вам необходимо научиться планировать свою деятельность в течении дня. Принципы планирования:
1. Составьте список дел
2. Расставьте их по приоритетам (АВС)
3. Оцените, сколько времени Вам понадобится на выполнение задачи
4. Зарезервируйте время на непредвиденные события
5. Планируйте выполнение работы на время наивысшей работоспособности
6. В конце дня контролируйте, что Вы выполнили, а что нет
7. Составьте план следующего дня в конце предыдущего
Обсуждение: Что нового Вы узнали о собственных особенностях распределения времени? Устраивают Вас Ваши результаты? Какими средствами распределения времени Вы будете пользоваться?
Реквизит: листы формата А4 для каждого участника, ручки, доска.
Время проведения: 25 - 30 минут.

Упражнение   «Мой капитал времени»

Ведущий: Сколько у нас времени? (ответы участников). Каждому отведено свое время. Но давайте приблизительно ответим  на вопрос: «Каков мой капитал времени?»  (см.таблица 1.)
Таблица 1.

Примечание: ведущий фиксирует на доске ответы участников, берутся средние результаты.
 Ведущий: Теперь сравните полученный капитал времени с тем числом, которое вы мне назвали при моем вопросе.  В среднем у нас получилось 200 000- 400 000 часов. Увы, мы не капиталисты. Это первый вывод, который мы должны сделать. Если мы потеряем 1000 рублей, то это восполним, так как сможем заработать. Если мы потеряем 10-20 часов, то эту потерю мы не сможем восполнить никогда.  (Обсуждение результатов  в круге.) Когда у нас украдут 100 рублей, то мы нервничаем. Когда крадут  часы нашей жизни, мы философски рассуждаем: «Ну, что же, делать….  Как же с этим быть…»
Реквизит: доска
Время проведения: 30 минут

Упражнение  «Поглотители времени»

• не умею отделить важные дела от второстепенных;
• не планирую предварительно свой день;
• личная неорганизованность (беспорядок на письменном столе, в комнате и т.п.);
• не всегда знаю, что нужно делать;
• отвлекаюсь на телефонные звонки (и надолго);
• не умею сказать «нет»;
• моя личная недисциплинированность;
• не довожу начатое до конца;
• долго раскачиваюсь в начале каждого дела;
• много времени трачу на мелкую и рутинную работу, а до важных дел руки не доходят;
• не знаю своего личного ритма физической и умственной активности;
• очень легко отвлекаюсь (например, на шум).

Ведущий: Пусть вас не смущает большое количество отмеченных вами слабых мест. Определите «свои» 3 наиболее дорогостоящие и придумайте способ, как их устранить. Одолев три важнейших «поглотителя» времени, вы сможете значительно сократить потери времени.
Реквизит: листы для каждого участника, ручки.
Время проведения: 25 минут.

Упражнение  «Мои жизненные цели»

 Ведущий: Всем известно, что ясность – залог эффективности. Самой частой причиной потери времени и главным препятствием на пути к успеху является неумение  сосредоточиться на необходимой задаче. Поэтому важным этапом в управлении своим временем является четкое определение своих целей, распределение их по степени важности.  Выберите 3 важные сферы жизни. Напишите их названия на отдельных листках.
- Теперь из этих трех сфер выберите ту, которая является для вас самой важной. Положите тот листок, на котором вы записали ее название, перед собой и задайте себе вопрос: чего я хочу достичь? После этого запишите все мысли и образы, какие возникли у вас. Записывайте все, что приходит в голову. Из оставшихся сфер выберите ту, которая стоит на втором месте по значению, проделайте то же самое. После этого, возьмите третий листок.
-  Возьмите первый список целей и прочитайте его. Что вы можете еще написать? Может быть, вы захотите что-нибудь вычеркнуть? Исправить?
- Расположите все ваши цели по степени важности от 1 (самая важная) до N (номер последней цели, не самой важной). Отложите список в сторону.
- Прочитайте три первых пункта. Задайте себе вопрос: Это действительно самое важное для меня в данной сфере? Если ответ утвердительный, то переверните лист и запишите их на другой стороне. Если вы сомневаетесь, то выберите из тех пунктов, что идут следом, тот, что считаете важным, и затем перенесите на другую сторону листа.
- То же самое проделайте со вторым и третьим списками.
-  Положите перед собой все списки с тремя главными целями. Теперь перед вами более ясная картина того, что вы хотите. Прочитайте свои записи еще раз и задумайтесь: Насколько важны для меня эти цели? Я действительно хочу именно этого? Насколько эти цели реалистичны? Насколько они согласуются между собой? Не противоречат ли они друг другу? Часто люди ставят перед собой значительно больше задач, чем они могут реально выполнить. Для осуществления всего желаемого у них просто не хватит сил, времени, способностей. Поэтому необходимо установить приоритеты, то есть решить: Какие цели являются наиболее важными? С какими можно повременить? На достижение каких целей следует направить свои ресурсы, то есть время, способности, умения?
Сейчас установите приоритеты А, В, С, для каждой из девяти целей, которые вы отобрали из трех важнейших сфер вашей жизни.

• очень, очень важные цели.
• очень важные цели.
• просто важные цели.

   Возьмите чистый лист бумаги и запишите на нём сначала цели приоритета А, затем В и С. Посмотрите на список целей приоритета А. Это то, что вы хотите. Это и есть то, на что нужно направить ваши силы и энергию. Вы готовы уже сейчас приступить к их реализации? Каков будет ваш первый шаг?
Реквизиты: листы для каждого из участников (по 3 листа), ручки.
Время проведения: 35 минут.

Упражнение   «Пять  Пальцев» (по Л. Зайверту)

Примечание: предпочтительно проводить в конце занятия для подведения итогов и получения обратной связи.
Ведущий:Чтобы достижение цели стало реальностью, необходимо постоянно следить за тем, чтобы не сбиться с курса. Для управления такой «тонкой материей», как время, контроль важен особенно. Лотар Зайверт предлагает очень простой и удобный метод ежедневного итогового ТМ-контроля (впрочем, метод можно использовать и для промежуточного контроля над выполнением отдельных задач в течение дня) — так называемый метод «пяти пальцев». Метод является элементарной мнемотехникой, в которой за каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели. Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названий пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль. Вот эти параметры (в несколько модифицированном, по сравнению с предложенными Л. Зайвертом, виде):
М (мизинец) — Мысли, знания, информация. Что новое сегодня я узнал? Узнал ли я что-то новое о своем времени? Придумал ли новые «хитрости», чтобы лучше управлять им?
Б (безымянный) — Близость к цели. Какие оперативные задачи, приближающие меня к достижению важных целей (долгосрочных стратегических), я сегодня решил?
С (средний) — Состояние. Какие дела были особенно интересными? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией? Напротив, какие дела были скучными, субъективно тяжелыми, делались «через силу»?
У (указательный) Услуга, помощь, сотрудничество. Кому я помог, кому оказал ценную услугу, с кем нашел общий язык, с кем вместе хорошо работал?
Б (большой) — Бодрость. На какие задачи я затратил больше всего энергии, физических сил? Что сделано мною сегодня для поддержания здоровья и физической формы?
Попробуйте прямо сейчас, на этапе завершения нашего занятия, посмотреть на свою правую ладонь и проконтролировать результат, например, полученной информации:
-Можете ли вы назвать несколько наиболее важных идей, которые вас заинтересовали на занятии, какие у вас возникли мысли (мизинец)?
-Помогут ли знания, полученные на тренинге, в достижении ваших актуальных  жизненных целей, ваша близость к цели (безымянный)?
-Были ли на тренинге упражнения, которые изменили ваше состояние (средний)?
-Помогло ли вам занятие лучше понять самого себя? Смогли ли вы в чем-то изменить себя, а в чем-то принять себя таким человеком, какой вы есть (указательный)?
-Было ли занятие тяжелым, трудным? Сильно ли утомило вас понимание изложенного материала (большой)?
Время проведения: 20 минут.